به استحضار می‌رساند، جهت نظارت استاد راهنما/ گروه/ دانشکده و دانشگاه بر حسن اجرای نظام‌مند رساله، نحوه پیشرفت آن و نیز پایش انجام به موقع وظایف دانشجو، تمام دانشجویانی که به یک عضو هیئت علمی (استاد راهنمای اول) انتساب یافته‌اند (خواه از پیشنهاده خود دفاع کرده باشند یا دفاع نکرده باشند) باید هر سال دو بار در ماه‌های خرداد و آذر نسبت به تکمیل و ارسال گزارش عملکرد خود به استاد راهنما (کاربرگ الکترونیکی فعالیت شش ماهه) در سامانه پویا اقدام نمایند.
هر دانشجو در هر نیمسال می‌تواند فقط یک گزارش ارسال نماید. زمان تکمیل و ارسال گزارش در نیمسال دوم توسط دانشجو از ۱۵ الی ۳۱ خردادماه می‌باشد. در این بازه زمانی امکان بررسی گزارش دانشجو برای استاد راهنما و تأیید یا بازگشت آن وجود خواهد داشت. پس از اتمام این زمان، امکان ارسال گزارش توسط دانشجو و استاد وجود نخواهد داشت.
شایان ذکر است که تمام اطلاعات وارد شده در کاربرگ‌های دانشجو و استاد راهنما در صورت عدم ارسال در مهلت مقرر (خواه قبلا ذخیره موقت شده باشند و خواه جهت اصلاح برگشت داده شده باشند)، با همان وضعیت بایگانی (Freeze) خواهند شد. بدیهی است برای ارائه مجوز دفاع، ارزیابی داوران و اولویت‌بندی استفاده از تسهیلات و امکانات دانشگاه از این گزارشات استفاده می‌گردد.