براساس وظیفه کلان دانشگاه فردوسی مشهد در
توسعه و گسترش آموزش و پژوهش و حرکت به سوی خودکفایی کشور و خدمت به جامعه بشری،
دانشگاه به تدوین برنامه راهبردی اقدام کرده است تا ضمن تمرکز فعالیت ها با محوریت
چشم انداز 20 ساله، توسعه علمی و اقتصادی کشور در مسیری واحد در کنار جلوگیری از
اتلاف منابع، نقش تحول آفرینی و پیشبرد علمی کشور در زمینه های مختلف و مرتبط ایفا
کند. روابط عمومی دانشگاه فردوسی مشهد گفتگویی در این خصوص با دکتر محمد لگزیان،
معاون طرح و برنامه دانشگاه انجام داده است .
در ابتدا شاید این سؤال به ذهن بسیاری از
همکاران خطور نماید که اساساً چرا دانشگاه فردوسی مشهد به سند راهبردی نیاز دارد؟
قبل از پرداختن به موضوع سند راهبردی دانشگاه
و تاریخچه آن لازم است ابتدا به ضرورت و چرایی برنامه‌ریزی راهبردی در مقطع کنونی
بپردازیم. طبیعتاً مانند هر اقدام تحولی دیگری،برنامه‌ریزی راهبردی و تفکر برنامه
محور نیز شرایط، اقتضائات و بسترهای خاص خود را طلب می‌نماید. برای درک بهتر این
موضوع زمانی را تصور کنید که سازمان‌ها کوچکتر بودند و تعامل با محیط بیرونی وجود
نداشت، نگاه فقط به درون سازمان بود و از رقابت میان سازمان و محیط بیرونی خبری
نبود. اما به تدریج با گسترده‌تر شدن ابعاد سازمان، افزایش حجم تعاملات آن، تاثیر‌پذیری
از محیط بیرونی و رقابتی شدن شرایط، نگاه و اندیشیدن به بیرون، محیط و رقبا اهمیتی
فراوان یافت. در چنین شرایطی سازمان برای حفظ و ارتقاء جایگاه بایستی بتواند
امکانات و شرایط درون سازمان را برای عکس‌العمل مناسب و به موقع در مقابل محیط
بیرونی آماده نماید. این مهم که می‌توان گفت شرط بقاء سازمان است تنها و تنها با
برنامه‌ریزی و آن هم از نوع بلندمدت امکان‌پذیر است. تنها برنامه‌ریزی است که
تلاطم ها را جهت می‌دهد و سازمان را با سرعت تغییرات محیط هماهنگ می‌کند تا علاوه
بر بقا در شرایط رقابتی حرفی برای گفتن و حتی پیشتاز بودن داشته باشد."جک
ولش"مؤسس و مدیرعامل شرکت جنرال الکتریک و یکی از صاحبنظران عرصه مدیریت
راهبردی در این خصوص عبارتی دارد:
اگر میزان تحولات بیرونی سازمان شما بیش از
میزان رشد درونی سازمان باشد، در این صورت سقوط سازمان شما حتمی است.
دانشگاه
ما هم از این شرایط مستثنی نبوده و در مقطع زمانی که از یک طرف با تغییرات و
تهدیدات محیطی همچون اتکای بیش از حد منابع مالی دانشگاه به اعتبارات دولتی، فقدان
برنامه مشخص در تامین منابع مالی بلندمدت، سرعت چشم‌گیر تحولات علمی در جهان و
نامتناسب بودن تحولات علمی داخلی با روند جهانی، ظهور و رشد جهشی موسسات
غیرانتفاعی و چالش‌ها و تنگناهای مختلفی مواجه بوده و از طرف دیگر با توجه به
ظرفیت‌ها و قابلیت‌های قابل توجه موجود در دانشگاه انتظار می‌رفت که دانشگاه در
راستای رسالت وجودی و اهداف خود گام‌های بلند و اساسی بردارد. از این رو تدوین سند
راهبردی دانشگاه فردوسی مشهد با هدف توسعه تفکر راهبردی و برنامه‌محور در دستور
کار قرار گرفت.
در
خصوص سابقه تدوین سند راهبردی دانشگاه توضیحاتی بفرمایید که این سند در چه سالی
تدوین شده است؟ و چه اقداماتی برای تدوین آن انجام گرفته است؟
سند
راهبردی دانشگاه فردوسی مشهد در افق ده‌ساله 1390-1399 در سال 1389 تدوین به
مجموعه دانشگاهیان ابلاغ شده است. این سند که در قالب "پروژه تدوین برنامه
راهبردی دانشگاه فردوسی مشهد" به انجام رسیده است در قالب 17جلد گزارش
تهیه گردیده که در تهیه آنها مجموعه‌ای از کارشناسان با تجارب مرتبط، در تیم
تحقیق همکاری و مشارکت داشته‌اند. در راستای این پروژه، مطالعه مستندات داخلی و
اسناد فرادستی صورت پذیرفته و در کنار آن مصاحبه‌هایی با دانشجویان، کارشناسان و
مدیران، اعضای هیأت علمی، مشاوران و هیأت محترم رئیسه دانشگاه انجام گرفته است.
همچنین به منظور هم‌اندیشی، تبادل نظر و تصویب برنامه‌های تدوین شده، جلسات متعددی
در شورای راهبردی دانشگاه برگزار شده است. نگارش گزارش‌های مختلف با بهره‌گیری از
مدل نظری طرح و با استفاده از روش‌های مختلف جمع‌آوری اطلاعات اعم از داده‌های
اولیه و ثانویه صورت گرفته است. در نهایت این سند شامل چشم‌انداز، مأموریت، ارزش‌های
محوری، اهداف کلان، راهبردهای کلان و عملیاتی و برنامه‌های عملیاتی تدوین و جهت
اجرا به کلیه واحدهای دانشگاه ابلاغ گردید طی سال‌های اجرای این سند تاکنون
(90-1392) گزارش‌های پیشرفت عملکرد برنامه‌های هر واحد دریافت و مورد بررسی و
ارزیابی قرار گرفته است.
ضرورت
و لزوم بازنگری در سند راهبردی دانشگاه را برای خوانندگان محترم بیان فرمایید.
از
ابتدای سال 93 و پس از تغییرات تیم مدیریتی و استقرار و تیم مدیریت جدید در
دانشگاه و با توجه به اهتمام، پایبندی و عزم جدی مدیریت ارشد دانشگاه که در واقع
یکی از پشتوانه‌ها و در عین حال الزامات برنامه‌محوری در دانشگاه می‌باشد و بعد از
گذشت 4 سال ازابلاغ و اجرایی شدن سند راهبردی، بازنگری آن در دستور کار قرار
گرفت.از جمله مهمترین دلایل و الزامات بازنگری سند می‌توان به مواردی همچون لزوم
افزایش انعطاف‌پذیری و تطبیق سریع با تغییرات محیطی، لزوم پایش و ارزیابی مستمر
سند راهبردی، ابلاغ اسناد فرادستی جدید، لزوم مشارکت مدیریت جدید دانشگاه، لزوم
تعیین ارتباط و پیوستگی هر سطح از برنامه با سطوح دیگر و پیشنهادهای معاونت‌های
دانشگاه به عنوان متولیان اجرا در خصوص حذف، اضافه، ادغام و یا تغییر سطوح مختلف
برنامه برای کاربردی‌تر شدن آن، اشاره نمود.
در
راستای بازنگری سند راهبردی دانشگاه چه اقداماتی صورت پذیرفته است؟
پیاده‌سازی و اجرای برنامه راهبردی دانشگاه
یکی از مهمترین مراحلی می‌باشد که باعث اطمینان از تبدیل ایده‌ها به عمل می‌گردد.
مرحله اجرا و پیاده‌سازی برنامه راهبردی به دلیل گستردگی ابعاد آن و تعدد عوامل
بازدارنده، از پیچیده‌ترین و ارزشمندترین فعالیت‌های سازمانی است. در این راستا،
پس از تدوین و تصویب اهداف کلان و راهبردهای دانشگاه، سازوکارهای اجرایی شدن
برنامه راهبردی بر اساس مبانی نظری مطرح در این زمینه، الگوبرداری از سایر سازمان‌ها
و بهره‌گیری از نظرات تخصصی خبرگان امر تدوین گردید و پس از طرح و تصویب در شورای
راهبردی دانشگاه، جهت پیاده‌سازی در دستور کار معاونت طرح و برنامه قرار گرفت. این
سازوکارها به گونه‌ای طراحی و پیاده‌سازی شده است که ضمن برخورداری از اثربخشی و
انسجام، ظرفیت ارزیابی برنامه راهبردی (از طریق کمی ساختن برخی از سطوح برنامه) و
پایش و بروزرسانی (از طریق درنظر گرفتن امکان اصلاح و بروزرسانی مستمر برخی از
سطوح برنامه) آن را نیز دارا باشد. بر این اساس، سازوکارهای اجرایی شدن برنامه
راهبردی دانشگاه فردوسی مشهد، طراحی و بر اساس این مراحل در حال انجام می‌باشد:
1- تشکیل دبیرخانه شورای راهبردی دانشگاه و کمیته
راهبردی معاونت‌ها
2- مرور اهداف کلان، تدوین شاخص‌های سنجش تحقق
اهداف و تعیین مقادیر مطلوب آنها
3- تدوین برنامه‌های عملیاتی برای تحقق مقادیر
مطلوب شاخص‌ها
4- تعیین برنامه‌های عملیاتی مرتبط با دانشکده‌ها
(فرایند مشارکت دانشکده‌ها در اجرا و پیاده‌سازی برنامه راهبردی دانشگاه)
5- ارائه برنامه راهبردی جمع‌بندی شده به دانشکده‌ها
جهت دریافت نظرات آنان توسط معاونت طرح و برنامه (فرایند مشارکت دانشکده‌ها در
اجرا و پیاده‌سازی برنامه راهبردی دانشگاه): از آنجاکه گروه‌ها و دانشکده‌ها،
متولیان اصلی فعالیت‌های آموزشی و پژوهشی دانشگاه می‌باشند، یکی از سازوکارهای مهم
پیاده‌سازی و اجرای برنامه راهبردی دانشگاه، مشارکت آنان در این امر در نظر گرفته
شد. نحوه مشارکت آنان به گونه‌ای طراحی شد که بتوانند ضمن ارائه نظرات خود در مورد کلیه سطوح
برنامه راهبردی (با هدف بازخوانی این سطوح در دانشکده‌ها)، بخش‌های مرتبط با خود
را اجرایی ساخته و فعالیت‌های خود را مطابق برنامه راهبردی دانشگاه و در راستای
اهداف کلان آن تنظیم نمایند.
ارزیابی
سالانه برنامه راهبردی دانشگاه: تدوین شاخص‌های سنجش تحقق اهداف کلان و مقادیر
مطلوب آنها امکان پایش مستمر برنامه راهبردی را فراهم می‌نماید. بنابراین رصد
میزان دستیابی
6- به مقادیر مطلوب شاخص‌ها، میزان دستیابی به
اهداف و به تبع آن چشم‌انداز و ماموریت دانشگاه مشخص می‌گردد. در این راستا،
طراحی نظام جامع ارزیابی عملکرد دانشگاه در دستور کار قرار گرفته است. این نظام به
نحوی طراحی شده است که معیار تحقق شاخص‌ها و برنامه‌های عملیاتی مورد توجه ویژه
قرار گیرد. بنابراین میزان تحقق برنامه راهبردی عاملی موثر در نمره ارزیابی عملکرد
افراد و واحدها بوده و مستقیماً به نظام تخصیص منابع و تشویق و تنبیه دانشگاه
مرتبط می‌باشد.
7- تعیین سهم بودجه معاونت‌ها و واحدها براساس
شاخص‌ها و برنامه‌های عملیاتی مصوب: یکی از مراحل مهم در فرایند اجرا و پیاده‌سازی
برنامه راهبردی ایجاد ارتباط قوی بین بودجه تخصیصی به واحدهای مختلف دانشگاه و
میزان تحقق شاخص‌ها و برنامه‌های عملیاتی آنها خواهد بود. به این ترتیب بخشی از منابع قابل توزیع به ستاد (معاونت‌ها و
واحدهای دانشگاه) و دانشکده‌ها بر اساس شاخص‌ها و برنامه‌های عملیاتی تدوین شده و
میزان تحقق آن خواهد بود.
8- پایش و بروزرسانی برنامه راهبردی دانشگاه: یکی
از رویکردهای مهم معاونت طرح‌و‌برنامه در راستای عملیاتی نمودن و بهبود مستمر
برنامه راهبردی، بازنگری مستمر آن می‌باشد. به این ترتیب همگام با اجرایی شدن
برنامه راهبردی، پیشنهادات متولیان اجرا، جمع‌بندی و پس از تصویب شورای راهبردی
دانشگاه، در برنامه راهبردی اعمال خواهد شد. علاوه بر این، پایش مستمر محیط (مانند
بررسی اسناد فرادستی جدید، بررسی تجربه دانشگاه‌های داخلی و خارجی و ...) نیز در
دستور کار معاونت طرح و برنامه قرار داشته و در صورت نیاز موارد جدید در سند
راهبردی لحاظ خواهند شد.
برای تحقق اهداف سند و اجرای اقدامات پیش‌بینی
شده در آن چه الزاماتی مورد نیاز است؟ و چه تمهیداتی برای آن اندیشیده شده است؟
همانطور
که این جمله معروف در خصوص قانون وجود دارد که الزامات و ضمانت اجرای قانون به
اندازه و پیش از تدوین و تصویب قانون اهمیت دارد؛ در مورد سند راهبردی دانشگاه هم
همین گونه است. همکاران ارجمندمان در دانشگاه و خوانندگان محترم حتما اذعان دارند
که به موازات تدوین علمی و دقیق سند راهبردی وجود الزامات، زیرساخت‌ها، بستر و
ضمانت‌های کافی و لازم در مرحله اجرا شرط و ضامن موفقیت است.
یکی از مهمترین پیش‌نیازها و الزامات موثر در
اجرای و بازنگری موفق برنامه راهبردیدانشگاه، فرهنگ‌سازی با هدف اطلاع‌رسانی،
نظرسنجی و تقویت انگیزه کلیه سطوح (مدیران، اعضای هیات علمی، دانشجویان،
کارشناسان و سایر کارکنان) برای مشارکت ترویج فرهنگ و عملکرد مبتنی بر برنامه بوده
است. در همین راستا، طراحی بسته فرهنگ‌سازی برنامه راهبردی با توجه به مدل‌های
تغییر فردی و سازمانی در مبانی نظری، ظرفیت‌ها و محدودیت‌های دانشگاه و مشورت با
خبرگان امر طراحی گردید. در این بسته، عناوین مختلف فرهنگ‌سازی برای مخاطبان مختلف
و با ابزارهای متعددی طراحی گردید که پس از طرح و تصویب در شورای راهبردی، پیاده‌سازی
آن آغاز گشته و به صورت مستمر اجرا می‌گردد. سرفصل‌های اصلی فرهنگ‌سازی برنامه
راهبردی در ادامه ارایه شده است.
- تعیین مسوولان سند راهبردی برای دانشکده‌ها و
معاونت‌ها
- برگزاری نشست‌های هم‌اندیشی، جلسات توجیهی،
دوره‌ها و کارگاه‌های آموزشی در خصوص برنامه‌محوری و استقرار تفکر راهبردی
- انتشار سامان مدیریتی و بهره‌گیری از ماهنامه
پیک خبری- آموزشی دانشگاه
بهره‌گیری
از ظرفیت‌های پورتال پویا و نظام پیشنهادها و اخذ دیدگاه‌ها و نقطه نظرات همکاران دانشگاه
در خصوص اجرای هر چه بهتر اهداف
- بهره‌گیری از ظرفیت وب‌سایت دانشگاه، وب‌سایت
کلیه معاونت‌ها، وب‌سایت دانشکده‌ها و سایر واحدها
- بسته‌های آموزشی و اطلاع‌رسانی جذاب در رابطه با برنامه‌محوری
- اختصاص بخشی از فعالیت‌های معاونت فرهنگی و
اجتماعی به فرهنگ‌سازی برنامه‌محوری
- تبلیغات برون سازمانی از طریق انجام مصاحبه‌های
مطبوعاتی در خصوص تشریح چشم‌انداز دانشگاه، اعلام تصمیمات و فعالیت‌های مبتنی بر
برنامه
به
نظر جنابعالی نقش دانشگاهیان دانشگاه فردوسی مشهد در تحقق اهداف سند راهبردی چگونه است؟
از دیگر عوامل مهم و ضامن موفقیت دانشگاه در
پیاده‌سازی سند راهبردی و تحقق اهداف آن، حاکمیت نگاه و تفکر راهبردی در تمامی
سطوح و لایه‌های دانشگاه (از بالاترین سطح تا پایین‌ترین سطح دانشگاه) است. نیاز
به تغییر در نگرش و رفتار تک تک اعضای خانواده دانشگاه فردوسی مشهد است. همه افراد
به اندازه سهم و نقش خود باید سند راهبردی را از خودشان بدانند و در برابر آن
احساس مسئولیت نمایند. همه ما می‌دانیم که در برابر آنچه که مسئول آن هستیم باید
پاسخگو باشیم. شاید وقت آن رسیده است که از خودمان بپرسیم ما برای رسیدن به قله
هدف (قله 512) چه کرده‌ایم؟ ما در تحقق این هدف به چه میزان مشارکت داشته‌ایم؟ آیا
ما (تک تک اعضای خانواده دانشگاه) باور داشته‌ایم که در اجرای سندِ تدوین شده نقش
و سهمی داریم؟ عملکرد این روزهای ما چقدر با دیروز که سند و برنامه راهبردی
نداشتیم متفاوت است؟ کما اینکه این نگاه هوشمندانه، مسئولانه و پاسخگو همواره مورد
تاکید آموزه‌های دینی و باورهای اعتقادی ما بوده است و به عنوان یک امتیاز و فرصت
منحصر به فرد در یک دانشگاه جامعه اسلامی نیز محسوب می‌شود.
همچنین
در تمامی مراحل تدوین و بازنگری سند، الزامات مدیریتی و زیرساختی مورد نیاز نیز
همواره مدنظر بوده است و در قالب پروژه‌ها و طرح‌های مطالعاتی همچون"ترویج و
نهادینه‌سازی عملکرد مبتنی بر تفکر راهبردی و برنامه‌محوری در دانشگاه"،
"بهبود نظام مالی و بودجه‌ریزی عملیاتی (فعال و برنامه‌محور) در
دانشگاه"، "برنامه‌ریزی و بهسازی منابع انسانی دانشگاه"، "بازطراحی
و اصلاح ساختار متناسب با اهداف و برنامه راهبردی دانشگاه"، "بهسازی و
بهبود فرایندها متناسب با اهداف و برنامه راهبردی دانشگاه"، "طراحی و
توسعه نظام جامع مدیریت مبتنی بر اطلاعات"، "استقرار نظام هوشمندی
رقابتی"، "برخورداری از نظام جامع مدیریت عملکرد در سطوح سازمان، واحدها و افراد"
و"مدیریت فضای کالبدی دانشگاه منطبق بر چشم انداز و اهداف"در دستور کار
معاونت طرح و برنامه قرار گرفته است.
چنانچه
نکته یا مورد دیگری را لازم می‌دانید بیان فرمایید.
در پایان می‌توان عواملی که در ادامه ذکر می‌گردند
را به عنوان عوامل مهم و اثرگذار در پیاده‌سازی موفق برنامه‌ریزی راهبردی در
دانشگاه فردوسی مشهد برشمرد:
-
باور
قلبی و حمایت نظری، عملی و جدی مدیران ارشد دانشگاه که خوشبختانه این اهتمام و
حمایت در مدیریت دانشگاه وجود دارد.
تقویت
اعتقاد به ضرورت تغییر و هم‌آهنگ شدن با سرعت تغییرات محیط با توجه به اینکه ظرفیت
و قابلیت‌های دانشگاه‌مان بسیار بیشتر از وضعیت و جایگاه کنونی آن است.
تغییر
نگاه و باور به امر برنامه‌ریزی (که برنامه‌ریزی امری مقطعی و تشریفاتی نیست بلکه
ضرورت و شرط بقاء و ارتقاء دانشگاه است.)
ایجاد
و تقویت زیرساخت‌های لازم (که قبلا به آنها اشاره شد)
مشارکت
تک تک جامعه دانشگاهیان به اندازه جایگاه و سهم خود. بدون تردید عرض می‌کنم، به
اعتقاد و باور بنده هیچ برنامه راهبردی (هر چه‌قدر جامع و متناسب تدوین شده باشد)
اجرایی نخواهد
شد و اتفاق خاصی به وقوع نخواهد پیوست مگر اینکه همه افراد و بدنه دانشگاه اعم از
اعضای محترم هیأت علمی و کارکنان شریف در این حرکت همگانی مشارکت و همکاری نمایند
و با عزم و اراده جدی و توکل بر خداوند بزرگ و با اتکا و بهره‌گیری از همه قابلیت‌ها
و ظرفیت‌های موجود در این مسیر همگام شویم. البته باید بدانیم لازمه دستیابی و
تحقق چشم‌انداز سند راهبردی دانشگاه علاوه برعزم جدی و مشارکت همگان، بلندنظری،
وسعت بخشیدن به افق دید و ارتقاء سطح تفکر است. در سایه این نگاه تحول‌مدارانه می‌توان
به اهداف بلند دست یافت و گام‌های اساسی و مؤثر برداشت.
همت بلند دار که مردان روزگار
از
همت بلند به جایی رسیده‌اند