جهت نظارت بر حسن اجرای نظام مند رساله، نحوه پیشرفت آن، و نیز پایش انجام به موقع وظایف دانشجو، تمام دانشجویانی که به یک عضو هیات علمی (استاد راهنما اول) انتساب یافته اند (خواه از پیشنهاده خود دفاع کرده باشند یا دفاع نکرده باشند) باید هر سال دو بار، در نیمسال اول تحصیلی از 15 الی 30 آذر و در نیمسال دوم تحصیلی از 15 الی 31 خرداد نسبت به تکمیل و ارسال گزارش عملکرد خود به استاد راهنما (کاربرگ فعالیت شش ماهه) در سامانه پویا اقدام نمایند.

بدیهی است ارسال این گزارشات در ارائه مجوز دفاع موثر می باشد. همچنین اولویت استفاده از تسهیلات و امکانات دانشگاه، از جمله فرصت تحقیقاتی، دوره دانش آموختگی، دوره پسادکتری، و غیره با دانشجویان دکتری است که گزارش عملکرد شش ماهه خود را به موقع ارسال نموده باشند.